Het bestuur van het Historisch Genootschap Lochem-Laren-Barchem heeft op maandag 15 mei 2018 vastgesteld dat de registratie van persoonsgegevens ('het ledenbestand'*) wordt bijgehouden om de facturering van de contributie te registreren en te bewaken, de leden te kennen die kunnen worden benaderd voor verenigings-activiteiten, de leden te kunnen toezenden:
- het tijdschrift “Land van Lochem”,
- informatie over activiteiten zoals lezingen, excursies, projecten e.d.,
- andere verenigingsinformatie
* Het ledenbestand omvat ook donateurs, abonnementhouders en andere relaties die mogelijk geen leden zijn.
Het Historisch Genootschap Lochem-Laren-Barchem heeft ook een registratie van de bedrijfsgegevens van de adverteerders in het tijdschrift “Land van Lochem”. Deze wordt bijgehouden om facturering van de advertenties te registreren en te bewaken.
Het ledenbestand en de lijst van adverteerders bestaan uit Microsoft Access bestanden en bevat:
- naam, adres, woonplaats - telefoonnummer
- emailadres
- bezorger
De bestanden worden beheerd op een computer die goed is beveiligd tegen schadelijke software, hackers en computercriminelen. Op een externe harde schijf staat een backup. De bestanden worden gecontroleerde door de penningmeester die onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld van alle wijzigingen. Leden en adverteerders verrichten hun betalingen naar de bankrekening van het Genootschap beheerd door de penningmeester.
Het is het uitdrukkelijke beleid van het Genootschap om niet te verkopen of te profiteren van het gebruik van de bestanden. Gegevens uit deze bestanden worden alleen ter beschikking gesteld aan anderen als dat nodig is om een doel van het Genootschap te realiseren. Daarbij wordt steeds afgesproken dat de verstrekte gegevens na gebruik voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, worden vernietigd.